Welche Unternehmen sind betroffen? Wann muss die Dokumentation eingereicht werden?

Besonders deutsche Tochtergesellschaften, die Geschäftsbeziehungen zu ihrer chinesischen Muttergesellschaft oder anderen ausländischen verbundenen Unternehmen unterhalten – etwa durch Warenverkäufe, Dienstleistungen, Lizenzvergaben oder Finanzierungsvereinbarungen – unterliegen in der Regel der Pflicht zur Erstellung einer Verrechnungspreisdokumentation.
Die deutschen Vorschriften stellen sicher, dass die Preisgestaltungen zwischen verbundenen Unternehmen dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen, d. h. den Bedingungen, die unabhängige Unternehmen untereinander vereinbaren würden.

Ob eine Dokumentation erforderlich ist, hängt von Art und Umfang der Transaktionen sowie von der Gesamtsituation des Unternehmens ab. Auch wenn eine Einzelfallprüfung nötig ist, gilt in der Praxis: Nahezu alle in Deutschland tätigen chinesischen Unternehmen sind betroffen. Um Risiken zu vermeiden, wird dringend empfohlen, die Erstellung der Dokumentation nicht erst kurz vor einer Steuerprüfung anzugehen, sondern diese frühzeitig vorzubereiten.

Warum chinesische Dokumentationen die deutschen Anforderungen nicht erfüllen

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass ein in China erstellter Verrechnungspreisbericht in Deutschland verwendet werden könne. Zwar können Inhalte aus chinesischen Berichten als Referenz dienen, sie ersetzen jedoch nicht die in Deutschland vorgeschriebene Dokumentation. Nach deutschem Steuerrecht muss die Dokumentation speziell auf die deutsche Tochtergesellschaft, deren Funktionen, Risiken und wirtschaftliche Situation zugeschnitten sein – und sie muss in deutscher Sprache eingereicht werden. Darüber hinaus unterscheiden sich die Anforderungen an Transaktionsbeschreibungen, die zulässigen Methoden und die Struktur der Berichte in Deutschland erheblich von den chinesischen Vorgaben.

Wie ist ein deutscher Bericht aufgebaut?

Eine deutsche Verrechnungspreisdokumentation gliedert sich im Wesentlichen in zwei Teile:

• Teil 1: Überblick über die Unternehmensgruppe – einschließlich Konzernstruktur, globalem Geschäftsmodell, konzerninternen Transaktionen und Verrechnungspreispolitik. Besondere Betonung liegt auf der Rolle der deutschen Tochtergesellschaft innerhalb des Konzerns. Dieser Teil soll die organisatorische und wirtschaftliche Einbettung des deutschen Unternehmens klar darstellen.

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• Teil 2: Fachlicher Kern der Dokumentation, meist durch Steuerberater auf Grundlage der vom Unternehmen bereitgestellten Informationen erstellt. Hier wird im Detail erläutert, warum die Preisgestaltungen zwischen der deutschen Tochtergesellschaft und verbundenen Unternehmen (insbesondere der chinesischen Muttergesellschaft) den deutschen Fremdvergleichsgrundsatz erfüllen. Verwendete Methoden werden dargestellt und deren Angemessenheit begründet. Dieser Teil ist die rechtliche Grundlage des gesamten Berichts und ausschlaggebend für die steuerliche Beurteilung durch die Finanzbehörden.

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Welche Informationen muss das Unternehmen bereitstellen?

Für die Erstellung der Dokumentation ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern erforderlich. Zwar müssen keine Originalverträge eingereicht werden, dennoch sind Informationen zu Vereinbarungen, Preisen, Kostenstrukturen, Organisationsaufbau und internen Abläufen notwendig. Je klarer und vollständiger diese Informationen vorliegen, desto effizienter und rechtssicherer kann die Dokumentation erstellt werden.

Unsere Vorgehensweise – klar strukturierte Prozesse, geringere Belastung

Aus unserer langjährigen Praxiserfahrung haben wir für unsere Mandanten einen detaillierten Leitfaden entwickelt, der den Vorbereitungsprozess erheblich erleichtert. Der Leitfaden deckt alle wesentlichen Teile der Dokumentation ab, listet die erforderlichen Informationen auf und gibt Hinweise zur internen Aufbereitung. Dies reduziert den Arbeitsaufwand in den Unternehmen und gewährleistet einen kontrollierten und effizienten Ablauf.

Unsere Fachleute begleiten Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der ersten Datensichtung bis zum fertigen Bericht – und stehen jederzeit für Rückfragen bereit. Auch bei komplexeren Sachverhalten sichern unsere strukturierten Prozesse Transparenz und Verlässlichkeit. Selbst wenn mehrere chinesische Abteilungen oder Ansprechpartner eingebunden werden müssen, sorgen wir für eine fristgerechte und reibungslose Fertigstellung. Die Kommunikation kann flexibel auf Chinesisch, Englisch oder Deutsch erfolgen. Auch in chinesischer Sprache vorbereitete Unterlagen können eingereicht werden; wir übernehmen die rechtssichere und sprachlich einwandfreie Übertragung ins Deutsche.

Ökonomische Analyse ohne teure Datenbanken
Ein zentraler Bestandteil der Dokumentation ist die wirtschaftliche Analyse zur Überprüfung, ob die vereinbarten Preise marktkonform sind. Große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften nutzen hierfür häufig internationale Datenbanken mit Vergleichsunternehmen oder Marktpreisen. Diese Methode kann in bestimmten Fällen hilfreich sein, verursacht jedoch durch die hohen Lizenzgebühren erhebliche Kosten.

Wir setzen auf von der deutschen Finanzverwaltung anerkannte Methoden, die nicht auf teuren Datenbanken beruhen. Dazu zählen beispielsweise die Kostenaufschlagsmethode auf Basis interner Finanzdaten, horizontale Vergleiche mit internen Preislisten oder Analysen öffentlich zugänglicher Marktdaten. Durch unsere Erfahrung können wir die Angemessenheit der Preise nachvollziehbar und rechtssicher darlegen – effizient und zugleich kostengünstig.

Typische Herausforderungen chinesischer Unternehmen

Unsere Praxis zeigt, dass chinesische Tochtergesellschaften in Deutschland bei der Erstellung von Verrechnungspreisdokumentationen häufig auf bestimmte Schwierigkeiten stoßen. Dazu zählen Missverständnisse über die Dokumentationspflichten, Sprachbarrieren oder unterschiedliche Standards bei Verträgen, Preisgestaltungen und Kostenverteilungen. Dies kann zu Kommunikationsproblemen und Verzögerungen führen.

Wir kennen diese Herausforderungen und bieten praxisnahe Lösungen. Unser Ansatz geht über die bloße Erfüllung formaler Anforderungen hinaus: Wir unterstützen unsere Mandanten bei der effizienten internen Informationsaufbereitung, der Koordination mit dem chinesischen Hauptsitz und der rechtzeitigen Vorbereitung auf mögliche Steuerprüfungen.

Fazit: Frühzeitige Vorbereitung ist die beste Risikovorsorge

Für deutsche Tochtergesellschaften chinesischer Unternehmensgruppen ist die Verrechnungspreisdokumentation nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiges Instrument zur Minimierung steuerlicher Risiken und zum Schutz der Unternehmensinteressen. Wer frühzeitig handelt, kann Strafen und Korrekturen vermeiden, den Inhalt der Berichte aktiv mitgestalten und eine konsistente wirtschaftliche Argumentation aufbauen.

Zudem bietet der Erstellungsprozess die Chance, interne Abläufe, Preisgestaltungen und Serviceeffizienz systematisch zu analysieren und sogar als Grundlage für eine optimierte Ressourcennutzung im Konzern zu nutzen. In einem globalen Umfeld mit zunehmender steuerlicher Regulierung werden Preistransparenz und konsistente Berichte zu einem Wettbewerbsvorteil.

Bereits vorhandene chinesische Dokumentationen können zwar unterstützend wirken, reichen aber keinesfalls aus, um die vollständigen deutschen Anforderungen zu erfüllen. Mit unseren erprobten, kosteneffizienten Methoden – unabhängig von teuren Datenbanken – stellen wir sicher, dass die Dokumentationen sowohl qualitativ hochwertig als auch rechtssicher sind. Entscheidend ist: frühzeitig planen, Anforderungen umfassend verstehen und mit einem erfahrenen, interkulturell versierten Beraterteam zusammenarbeiten.